Le monde de l’entreprise est régi par des formalités et des obligations légales. L’une des plus importantes concerne la gestion du registre du commerce et des sociétés (RCS). Deux documents essentiels sont à connaître dans ce cadre : l’extrait Kbis et le dépôt des comptes annuels. Découvrez leur utilité, leur fonctionnement ainsi que les démarches pour les obtenir.
Qu’est-ce que l’extrait Kbis ?
L’extrait Kbis est un document officiel qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise. Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce et constitue la « carte d’identité » de la société. Il rassemble toutes les informations légales concernant l’entreprise, telles que :
- Son numéro d’immatriculation au RCS
- Sa raison sociale, son sigle et son enseigne
- Sa forme juridique (SARL, SAS, SA…)
- Son capital social
- L’adresse de son siège social
- La durée de la société et sa date de constitution
- Le nom du gérant ou président-directeur général (PDG)
Ce document est généralement demandé lors de la conclusion de contrats commerciaux, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, la souscription à une assurance ou encore pour participer à un appel d’offres. Il atteste de la régularité de la situation juridique de l’entreprise et permet à ses partenaires de vérifier son existence.
Comment obtenir un extrait Kbis ?
Pour obtenir un extrait Kbis, plusieurs options s’offrent aux entrepreneurs :
- Se rendre directement au greffe du tribunal de commerce compétent pour son entreprise et en faire la demande sur place. Il faudra généralement prévoir un délai d’attente pour l’obtention du document.
- Effectuer une demande en ligne via le site infogreffe.fr, qui centralise les informations relatives aux entreprises immatriculées en France. Le document sera envoyé par courrier ou par e-mail selon les options choisies lors de la commande.
- Faire appel à un service spécialisé qui se chargera des démarches à votre place, moyennant des frais supplémentaires.
Notez que l’extrait Kbis a une durée de validité limitée, généralement fixée à 3 mois. Il est donc nécessaire de renouveler sa demande régulièrement pour disposer d’un document à jour.
Qu’est-ce que le dépôt des comptes annuels ?
Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale qui incombe aux entreprises soumises au régime de la comptabilité commerciale (sociétés, commerçants…). Chaque année, elles doivent transmettre leurs documents comptables (bilan, compte de résultat et annexe) au greffe du tribunal de commerce. Ces documents permettent d’évaluer la santé financière de l’entreprise et d’informer les tiers (actionnaires, partenaires, clients…) sur sa situation économique.
Comment procéder au dépôt des comptes annuels ?
Le dépôt des comptes annuels doit être effectué dans un délai de 7 mois après la clôture de l’exercice social. Pour cela, plusieurs solutions existent :
- Déposer les documents directement au greffe du tribunal de commerce. Il est nécessaire de fournir un exemplaire papier ainsi qu’un exemplaire sous format électronique (CD-ROM ou clé USB).
- Effectuer le dépôt en ligne via le site infogreffe.fr, qui propose un service dédié aux entreprises pour transmettre leurs documents comptables. Un paiement en ligne sécurisé est généralement requis pour valider l’opération.
- Passer par un expert-comptable qui se chargera des démarches à votre place. Cette solution peut s’avérer intéressante pour les entrepreneurs qui souhaitent déléguer la gestion administrative de leur entreprise à un professionnel.
A noter que le défaut de dépôt des comptes annuels expose l’entreprise à des sanctions pénales et civiles, pouvant aller jusqu’à la dissolution de la société.
Résumé
L’extrait Kbis et le dépôt des comptes annuels sont deux documents essentiels pour les entreprises immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ils attestent de la régularité de la situation juridique et financière de l’entreprise et permettent d’informer les tiers sur sa situation. Pour les obtenir, il convient de s’adresser au greffe du tribunal de commerce compétent ou d’utiliser les services en ligne proposés par Infogreffe.